公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)“最新”
正式文件除了書面文件外，還包括電信文件(電報(bào)和電話記錄)、視聽(tīng)文件(錄音和錄像)、圖形文件(主要是圖表，并附有簡(jiǎn)短的文字說(shuō)明)。小編收集了公文寫作的基本知識(shí)，歡迎閱讀。
公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)
通知等公文稱為浦發(fā)公文，所有下級(jí)機(jī)關(guān)都是接收機(jī)關(guān)，即發(fā)文的主要發(fā)送機(jī)關(guān)；下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)或要求上報(bào)的文件，一般只由一個(gè)主送機(jī)關(guān)書寫，如需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)機(jī)關(guān)，可采用彩色復(fù)印。主送權(quán)一般寫在主體之前，標(biāo)題之下，最上面一行。
三、正文。這是公文的主體，描述公文的具體內(nèi)容，是公文最重要的部分。文本內(nèi)容要求準(zhǔn)確傳達(dá)發(fā)證機(jī)關(guān)的相關(guān)方針政策，行文簡(jiǎn)潔、清晰、寫實(shí)、符合語(yǔ)法，避免冗長(zhǎng)雜亂。求指示問(wèn)題應(yīng)該是一篇，不是一篇。
第四，發(fā)證機(jī)關(guān)。寫在文的右下方，也叫落款。發(fā)證機(jī)關(guān)一般應(yīng)寫全稱。也可以蓋章，不寫給發(fā)證機(jī)關(guān)。公文結(jié)尾中間加蓋公章，作為公文生效的憑證。
5.出版日期。正式文件必須標(biāo)明簽發(fā)日期，以表明正式文件何時(shí)生效。簽發(fā)日期位于公文末尾，簽發(fā)機(jī)關(guān)之下，略向右錯(cuò)開(kāi)。必須注明發(fā)貨日期的全稱，以避免將來(lái)檢查時(shí)遇到困難。簽發(fā)日期一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
不及物動(dòng)詞主題詞。文件的核心內(nèi)容一般概括為文末所列的幾個(gè)短語(yǔ)，如《人事任免通知》、《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》等。短語(yǔ)之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，用粗體標(biāo)記，便于分類和歸檔。
七、抄送單位，是指需要了解本文件內(nèi)容的有關(guān)單位。發(fā)給單位的由上級(jí)機(jī)關(guān)列為副本，同級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)列為副本。送抄單位的名稱列在文末，即公文最后一頁(yè)的下方。為了整齊美觀，文末的復(fù)印單位、印刷權(quán)限、簽發(fā)時(shí)間一般用兩行隔開(kāi)，第一行印主題詞，第二行印文號(hào)。
八、文件版本。公文一般都有表頭，標(biāo)明是哪個(gè)公文。版頭用紅色打印“(辦公室)文件”，下方加紅線(黨委辦公室在紅線內(nèi)加五角星)。
九.官方文件編號(hào)。一般包括代理代字、年號(hào)、序號(hào)。如“國(guó)發(fā)[1997]5號(hào)”代表1997年國(guó)務(wù)院發(fā)布的5號(hào)文件。“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的代表字，“[1997]”是年號(hào)(年號(hào)要用方括號(hào)“]”，“五號(hào)”是文件序號(hào)。幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合發(fā)文，只注明主辦機(jī)構(gòu)的發(fā)文號(hào)。編號(hào)位置：有單據(jù)表頭的地方，放在標(biāo)題上方、表頭下方紅線中間；如果沒(méi)有文檔標(biāo)題，就放在標(biāo)題下面的右邊。編號(hào)的功能是統(tǒng)計(jì)已發(fā)布文件的數(shù)量，方便公文的管理和檢索；引用公文時(shí)，可以作為公文的代碼。
x.發(fā)行人。許多文件，特別是請(qǐng)求或報(bào)告，需要打印發(fā)行人的名稱，以顯示對(duì)所發(fā)行文件的責(zé)任。發(fā)行人應(yīng)列在文件的最前面，即首頁(yè)紅線的右上方和序號(hào)的右下方，字體略小于序號(hào)。一般格式為“發(fā)行人：”。
xi。保密級(jí)別。機(jī)密文件應(yīng)按機(jī)密程度分類
12.緊急程度。這是對(duì)送達(dá)和送達(dá)公文時(shí)限的要求，分為“緊急”、“緊急”和“極其緊急”。標(biāo)注緊急程度的目的是為了引起特別重視，保證公文的時(shí)效性，保證緊急工作問(wèn)題得到及時(shí)處理。緊急指示通常放在標(biāo)題左上角的明顯位置。
13、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和保密程度，有些文件應(yīng)明確發(fā)送和閱讀的范圍，通常寫在發(fā)文日期，抄送單位上方左側(cè)，并加括號(hào)。比如“(這一塊送縣級(jí))”。行政和事務(wù)性非保密公文，下級(jí)機(jī)關(guān)不需要為上級(jí)機(jī)關(guān)的行文規(guī)定閱讀范圍。
十四.附件。這是指附在公文上的文字材料，也是一些公文的重要組成部分。并非每份正式文件都有附件。一般根據(jù)需要作為正文的補(bǔ)充注釋或參考資料。公文有附件的，應(yīng)當(dāng)在正文后、發(fā)文機(jī)關(guān)前注明附件的名稱和編號(hào)，而不是只寫“附件為正文”或“附件件”。
十五.其他。一般公文可以橫寫，也可以從左到右橫寫。書寫和抄寫公文，都用鋼筆或毛筆。嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆，不準(zhǔn)臨摹。官文一般16折，左邊裝訂。
公文寫作關(guān)系
書面關(guān)系是指簽發(fā)機(jī)關(guān)和接收機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。注意：
一、下級(jí)機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照直接隸屬關(guān)系辦事，不得越級(jí)請(qǐng)示。
二、一般文風(fēng)：駢文(如書信、告示等。)應(yīng)該用在平行或非附屬機(jī)關(guān)之間，以及上位文本(如請(qǐng)求、報(bào)告等)之間。)和下級(jí)文本(如命令、指令、決定等。)不應(yīng)使用。
三、區(qū)分主送權(quán)和復(fù)制權(quán)。不要同時(shí)向上級(jí)機(jī)關(guān)復(fù)制指令；下級(jí)機(jī)關(guān)的重要公文可以抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。雙重領(lǐng)導(dǎo)單位在請(qǐng)求上級(jí)指示時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容明確主要發(fā)送機(jī)關(guān)和發(fā)送機(jī)關(guān)，由主要發(fā)送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)回答所請(qǐng)求的問(wèn)題；上級(jí)機(jī)關(guān)給雙重領(lǐng)導(dǎo)單位寫信時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。
第四，要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)要分開(kāi)寫，一切政府工作都要以政府名義寫；一切關(guān)于黨委的工作，都要以黨委的名義寫。
公文寫作的基本要求
不同種類的公文有不同的具體要求和寫作方法，但無(wú)論哪種公文，都必須做到以下幾點(diǎn)：
第一，必須遵守黨和國(guó)家的方針政策、法律法令和上級(jí)有關(guān)規(guī)定。
二、符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。
三、公文的編寫和修改必須及時(shí)、迅速，防止拖延和積壓。
四、文字和篇章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、生動(dòng)、形象。注意幾點(diǎn)：(1)組織清晰。公文內(nèi)容要有輕重緩急，提綱挈領(lǐng)，目的明確，層次分明，中心突出，一目了然。(二)文字要精煉，篇幅要短。(3)選詞用句要準(zhǔn)確。公文要講究提法和分寸，措辭要準(zhǔn)確反映客觀實(shí)際，做到文不對(duì)題。(四)理論要有邏輯性。公文的觀點(diǎn)要明確，概念要準(zhǔn)確，避免歧義、歧義和工作拖延。(五)造句要符合符文，通俗易懂，講究修辭。不要只是造一些晦澀的縮寫，通常使用縮寫的單位要用全稱。(6)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正確使用。(七)正確使用序號(hào)[i、(i)、1、(1)]。
五、符合保密要求
平行文本——平行機(jī)構(gòu)或非附屬機(jī)構(gòu)之間發(fā)布的文件，如通知和信函。
下行文——上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的文件，如命令、命令、指示、決定、決議、指示、通知、公告、通告、通告、通知、答復(fù)等。
燕化集團(tuán)及其成員企業(yè)使用頻率較高的只有五種語(yǔ)言：請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、信函。
請(qǐng)求和報(bào)告
第一，請(qǐng)示。請(qǐng)示是指向上級(jí)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)示、答復(fù)、審批某項(xiàng)工作或問(wèn)題時(shí)使用的正式文件。請(qǐng)示和報(bào)告的區(qū)別：請(qǐng)示是需要上級(jí)批復(fù)的文件，報(bào)告是不需要批復(fù)的文件。
(一)需要請(qǐng)示什么？
一般來(lái)說(shuō)，上級(jí)問(wèn)的所有問(wèn)題都應(yīng)該屬于以下幾種情況：
1、屬于上級(jí)主管單位明確規(guī)定必須請(qǐng)示批準(zhǔn)才能處理的事項(xiàng)。
2、不太了解現(xiàn)行的方針、政策、法律、法規(guī)、制度等。并需要上級(jí)機(jī)關(guān)明確答復(fù)辦理事項(xiàng)。
3.工作中出現(xiàn)了新情況，但沒(méi)有規(guī)律可循，有事項(xiàng)需要上級(jí)明確指示后才能辦理。
4、因特殊情況難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，經(jīng)上級(jí)重新指示后方可辦理的事項(xiàng)。
5.因意見(jiàn)分歧不能統(tǒng)一、難以開(kāi)展工作的事項(xiàng)，只能由上級(jí)裁決處理。
6.有章可循，有法可依，工作才能開(kāi)展。但由于嚴(yán)重原因，為防止工作失誤，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門批準(zhǔn)。
7、根據(jù)上級(jí)明確表示，為完成某項(xiàng)任務(wù)，需要向上級(jí)匯報(bào)審核相關(guān)事宜。
(二)寫作說(shuō)明需要掌握三個(gè)要領(lǐng)：
1、詳細(xì)準(zhǔn)確的說(shuō)明。不僅要在題目里寫清楚，在正文里也要寫清楚，問(wèn)什么問(wèn)題，為什么要向上級(jí)要求。向?qū)ｎ}請(qǐng)示，以便上級(jí)及時(shí)回復(fù)。
2、明確提出本單位解決此問(wèn)題的意見(jiàn)，供上級(jí)參考。意見(jiàn)要有根據(jù)，必要時(shí)可以引用現(xiàn)有相關(guān)政策法規(guī)。單位意見(jiàn)有分歧的，應(yīng)將不同意見(jiàn)的內(nèi)容分別陳述，分析比較，也可以提出傾向性意見(jiàn)，供上級(jí)權(quán)衡答復(fù)。
3.對(duì)上級(jí)提出具體要求。包括希望根據(jù)某個(gè)最優(yōu)方案給出指令；由于時(shí)限或情況嚴(yán)重，希望上級(jí)盡快回復(fù)，甚至請(qǐng)?jiān)谑裁磿r(shí)限內(nèi)回復(fù)；報(bào)請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)時(shí)需要注意或強(qiáng)調(diào)的問(wèn)題，否則，可能造成哪些不良后果；在上級(jí)正式批準(zhǔn)之前，建議上級(jí)同意暫時(shí)按什么原則工作；等等。向上級(jí)提出上述要求的目的是為了得到上級(jí)及時(shí)準(zhǔn)確的回復(fù)，但不要在書面上使用威脅性詞語(yǔ)。
二.報(bào)告。該報(bào)告是一份聲明性文件。它有很多種，按內(nèi)容可分為專題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告；按時(shí)間可分為年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)、工作進(jìn)度報(bào)告。
為了陳述清楚，報(bào)告的寫作方法一般可以分為四個(gè)部分：一、情況；二、體驗(yàn)；第三，問(wèn)題；四.未來(lái)的觀點(diǎn)。如果是關(guān)于自我批評(píng)和工作反思的專題報(bào)告，也可以分為四個(gè)部分：一、情況；二、原因；第三，責(zé)任；四.處理情況和意見(jiàn)。
布告
notice是一種廣泛使用的樣式。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知曉和處理的事項(xiàng)，均可通知。但是，通知不應(yīng)該被濫用，因?yàn)樗苋菀资褂谩?/p>
通知可分為五種：“指示性通知”、“指示性通知”、“一般通知”、“會(huì)議通知”和“任免通知”。這里只介紹三種：“一般通知”、“會(huì)議通知”、“任免通知”。
一、一般通知。這種通知可以在上級(jí)需要了解或處理相關(guān)事宜時(shí)使用，如慶祝節(jié)日
二.會(huì)議通知。上級(jí)機(jī)關(guān)要召開(kāi)重要會(huì)議，一般要提前通知有關(guān)單位，這就是會(huì)議通知。這種通知應(yīng)寫得清楚具體，并應(yīng)明確說(shuō)明會(huì)議名稱、主辦單位、會(huì)議內(nèi)容、起止時(shí)間、與會(huì)人員、會(huì)議地點(diǎn)、匯報(bào)地點(diǎn)、攜帶材料等相關(guān)事項(xiàng)。如果這些事項(xiàng)不明確，可能會(huì)影響會(huì)議的及時(shí)召開(kāi)和正常進(jìn)行。
三.任免通知。下級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的任免或者上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級(jí)機(jī)關(guān)知曉時(shí)，主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)發(fā)出任免通知。這個(gè)通知寫的比較簡(jiǎn)單。一般只需寫清楚決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、會(huì)議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職責(zé)即可。
無(wú)論通知的類型如何，都應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
首先，通知一般應(yīng)該有一個(gè)符合標(biāo)題“三要素”(即發(fā)布機(jī)關(guān)、主題和語(yǔ)言)的標(biāo)題，這樣人們?cè)诓榭礃?biāo)題時(shí)就可以知道要通知或要求什么。有的組織干脆用“通知”作為標(biāo)題，不準(zhǔn)確，要盡量避免，更不要提倡。
二、被通知單位是文件的主要發(fā)送單位，有些通知往往不寫被通知單位，不合適。
三、如果被通知的事項(xiàng)需要盡快知曉，可以在“通知”前加“緊急”二字，這是常見(jiàn)的“緊急通知”。
通知
通報(bào)是向下屬單位通報(bào)工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、好與不好的典型事例等的文件。
通報(bào)的作用是溝通消息，交流信息，讓有關(guān)單位和組織了解工作進(jìn)展，建立整體思路，安排好自己的工作；或者讓他們借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)，看到思奇，推動(dòng)自己的工作；或者讓他們記住其他地方和其他人的教訓(xùn)，以此為戒，警惕類似問(wèn)題的發(fā)生。所以寫這類公文，要看大局，把握通報(bào)內(nèi)容的普遍意義。事實(shí)要準(zhǔn)確，時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)字、數(shù)據(jù)、事例、背景要寫清楚。目的要明確，原因、效果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要科學(xué)總結(jié)，讓人得到教訓(xùn)。版權(quán)歸原作者所有。感謝您在合作報(bào)告中采用敘事性寫作。一般要求：敘述清晰簡(jiǎn)潔。
信
信，即信；公函就是公函。是上下級(jí)、平行機(jī)關(guān)或非附屬機(jī)關(guān)在協(xié)商聯(lián)系工作、問(wèn)答問(wèn)題時(shí)使用的風(fēng)格。這封信的特點(diǎn)是不受官方文件的嚴(yán)格限制。如果不使用公文頭，可能不會(huì)編文號(hào)，有時(shí)也可能不擬標(biāo)題，所以使用起來(lái)極其簡(jiǎn)單。
官方信函通常以下列方式使用：
一、下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)一般事項(xiàng)，或者上級(jí)機(jī)關(guān)就事項(xiàng)答復(fù)或督促下級(jí)機(jī)關(guān)。
二、平行機(jī)關(guān)或非附屬機(jī)關(guān)討論有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，
三、通過(guò)信函通知一般事項(xiàng)。通知召開(kāi)大會(huì)的，要求下級(jí)機(jī)關(guān)提交一定材料或者統(tǒng)計(jì)一定數(shù)字等。公函也常用。
四、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示小事情也是常用的信件。
信件可以通過(guò)書寫、復(fù)印、打印、傳真等方式傳遞。
正式文件的印發(fā)程序
以代理機(jī)構(gòu)名義出具的各類文件，應(yīng)按下列程序辦理：
文件機(jī)構(gòu)出具的稿件
送到辦公室審批
提交領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)
關(guān)鍵人員登記號(hào)
打字校對(duì)印刷裝訂
為機(jī)密人員加蓋印章
由簽發(fā)單位簽發(fā)的文件
2012年1月22日
辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)
不管是什么辦公室主任，他都是那個(gè)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的眼、耳、參謀、助手。稱職的辦公室主任應(yīng)具備以下素質(zhì)：
第一，有能力正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和指示是籠統(tǒng)的
二、具有組織大型會(huì)議和活動(dòng)的組織能力。大型會(huì)議和活動(dòng)一般由辦公室組織，需要辦公室主任做出詳細(xì)的計(jì)劃和周密的安排，包括會(huì)議通知、材料準(zhǔn)備、場(chǎng)地布置、住宿等。
所有涉及到的小細(xì)節(jié)一定要精心安排，否則工作會(huì)耽誤。
三、有妥善處理事務(wù)的能力。因?yàn)檗k公室主任有時(shí)候是代表領(lǐng)導(dǎo)辦事的，所以無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，還是其他不是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，都必須一件一件的妥善處理，不能因?yàn)樘幚硎虑椴划?dāng)而損害領(lǐng)導(dǎo)的形象。
第四，有很強(qiáng)的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會(huì)議紀(jì)要、綜合書面材料等簡(jiǎn)單文字工作，還要參與審批或親自撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話，審閱、修改以機(jī)關(guān)名義發(fā)文的各類文稿。所有這些出版的書面材料代表了該機(jī)構(gòu)的形象。所以辦公室主任要有很強(qiáng)的駕馭語(yǔ)言的能力，不斷努力提高自己的寫作水平。
第五，要有較強(qiáng)的綜合、平衡、協(xié)調(diào)能力。辦公室是一個(gè)職能全面、平衡、協(xié)調(diào)的組織，往往代表領(lǐng)導(dǎo)的綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)工作。所以辦公室主任要充分了解和掌握全局，站在領(lǐng)導(dǎo)的立場(chǎng)和角度做好全局。
第六，要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來(lái)訪者和來(lái)訪者，領(lǐng)導(dǎo)不在的時(shí)候要好好接待；領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，你不能帶頭。代表領(lǐng)導(dǎo)，要想盡一切辦法克服一切困難，千方百計(jì)把事情辦好。
七、要有先進(jìn)的預(yù)測(cè)和參謀能力。有些事情是期望領(lǐng)導(dǎo)想到的，要提前做好準(zhǔn)備；有些事情領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)想到，但是辦公室主任想到了，所以提醒領(lǐng)導(dǎo)；領(lǐng)導(dǎo)做事情的時(shí)候，辦公室主任要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的做事方法，設(shè)身處地想一想怎么處理，必要的時(shí)候也可以給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，出主意。
