寫作基礎(chǔ)：了解公文的特點和功能

在機關(guān)日常工作中，文書準備和處理的工作量相當(dāng)大，是機關(guān)工作的重要組成部分。小編收集和了解官方文件的特點和功能。歡迎閱讀。

一、公文的特點

公文是政府機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，是各級政府機關(guān)和組織行使法定職權(quán)、實施有效管理的重要工具，具有很強的實用性。其特點主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、公文有合法作者。任何人都不能隨意制作官方文件。官方文件由合法作者制作和出版。這是公文與書籍、信息資料、通訊報道、一般文章和著作的顯著區(qū)別，是公文的顯著特征之一。

所謂法定作者，是指依照法律和有關(guān)章程、規(guī)定、決定成立的，能夠以自己的名義行使法定職能權(quán)利，承擔(dān)一定任務(wù)和義務(wù)的機關(guān)、團體或者代表組織的領(lǐng)導(dǎo)人。在中國，各級黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位，只要是依照法律、章程、法規(guī)等規(guī)定成立并存在，履行法定程序的，都是合法作者，都具有獨立撰寫外文文本的資格。比如各級黨組織、人大、人民政府及其部門都是按照《中國共產(chǎn)黨章程》、《_____憲法》和相關(guān)的《組織法》建立的?！墩鲁獭贰ⅰ稇椃ā泛汀督M織法》規(guī)定了這些機構(gòu)的職能及其制定和發(fā)布正式文件的權(quán)力。

文件的合法作者是指文件的名稱。也就是說，文件主要是以代理機構(gòu)或者代理機構(gòu)的一個部門的名義簽發(fā)的。如國務(wù)院文件、某省人民政府文件以機關(guān)名義發(fā)布；某省人事部門、某縣委組織部的文件以機關(guān)某部門名義發(fā)文；工會、共青團、婦聯(lián)的文件以社會組織名義發(fā)文；工廠、學(xué)校、科研單位的文件以企事業(yè)單位名義發(fā)文。這些能在自己職權(quán)范圍內(nèi)發(fā)文的機關(guān)、部門或單位，稱為行文單位。

有時，官方文件以國家領(lǐng)導(dǎo)人或政府機構(gòu)負責(zé)人的名義發(fā)布。如_____主席令、國務(wù)院總理令、派出機構(gòu)負責(zé)人對下屬人員的任免令(或任免通知)。以領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的名義，他不以自己的名義出現(xiàn)，而是代表自己的職務(wù)發(fā)文，他也是合法作者。這是領(lǐng)導(dǎo)行使法律權(quán)威的表現(xiàn)。必須注意的是，以領(lǐng)導(dǎo)的名義發(fā)送文件時，機構(gòu)的名稱和職位應(yīng)在他的個人姓名之前。比如_____主席，某市中級人民法院院長，某大學(xué)校長。這些人一旦不再擔(dān)任這個職務(wù)，就失去了合法作者的身份。

2.公文具有法律權(quán)威。由于公文是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為了傳達意圖、辦理公務(wù)、記錄工作活動而發(fā)出的。這必然給文件以機關(guān)喉舌的地位。也就是說，單證可以代表代理機構(gòu)說話，代表簽發(fā)代理機構(gòu)的法律權(quán)威。因此，文件成為各級組織開展工作的法律依據(jù)。例如，黨的文件代表了黨的最高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)——___的法律權(quán)威，傳達了___的意見，因此在全黨、全軍和全國人民中享有很高的威望。黨的路線、方針、政策是通過___文件傳達的，是全國各條戰(zhàn)線、各地區(qū)、各系統(tǒng)、各部門工作的依據(jù)和尺度。再舉個例子

3.公文有特定的效用。公文的具體效用是指公文的實際效用，是由發(fā)文機關(guān)的法律地位賦予的。從每一個具體的文件來看，它都有其特定的實際效用，代表了其簽發(fā)機關(guān)所賦予的法律效力和功能。例如，黨和政府領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)布的每一項指示和決定，都要求下屬機關(guān)認真堅決地執(zhí)行。即使是通知，也需要當(dāng)?shù)亟邮諜C關(guān)閱讀處理。下級機關(guān)的報告和要求也需要上級機關(guān)閱讀或答復(fù)。具體的挪用檔案有一定的時效性。沒有文件總是有效的。有些文獻雖然有歷史文獻價值，但總體上側(cè)重于實用。文件在當(dāng)前工作中形成和使用，為當(dāng)前工作服務(wù)。一旦他們目前的任務(wù)完成，他們將被轉(zhuǎn)化為檔案保存，這將作為今后工作的參考和證明。

4.公文有規(guī)范的樣式。公文有一個標(biāo)準的文體，這是區(qū)別于書籍、信息、通訊報道和一般文章的另一個顯著特征。公文作為黨和國家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)的工具，是機關(guān)的喉舌，代表著發(fā)機關(guān)的法律權(quán)威。因此，發(fā)布官方文件是一項極其嚴肅和具有政治意義的任務(wù)。為了維護公文的嚴肅性和權(quán)威性，方便公文處理，黨和國家有關(guān)部門發(fā)布的一系列關(guān)于公文處理的規(guī)范性文件，對公文的行文作了統(tǒng)一規(guī)定，提出了統(tǒng)一要求。各級黨政機關(guān)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位必須按照規(guī)定的樣式(包括文體、文字格式和版式形式)發(fā)文，不能隨心所欲。比如公文的結(jié)構(gòu)和附加標(biāo)志必須符合規(guī)定。一般來說，公文包括公文頭、公文管理標(biāo)識、公文號、公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、公章、發(fā)文日期、主題詞、抄送機關(guān)、發(fā)文說明。

5、公文有規(guī)定的程序。公文的簽發(fā)和辦理必須經(jīng)過規(guī)定的處理程序。例如，正式文件的簽發(fā)必須經(jīng)過起草、核實和簽發(fā)的程序。只有機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿，才能印刷、印刷、傳遞。多個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文必須履行完整的會簽手續(xù)；重要規(guī)范性文件需報請上級機關(guān)辦理手續(xù)。任何人不得違反上述程序擅自處理。只有這樣，才能保持公文的嚴肅性和權(quán)威性，也有利于政府機關(guān)文書工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，有利于提高政府機關(guān)的工作效率。

二、公文的作用

在機關(guān)日常工作中，文書準備和處理的工作量相當(dāng)大，是機關(guān)工作的重要組成部分。文件是一個國家、一個政黨、一個部門、一個社會組織、企事業(yè)單位行使職能、開展公務(wù)活動不可或缺的。沒有文件，簡直不可思議。一般來說，公文的作用是黨和國家領(lǐng)導(dǎo)和管理政府事務(wù)、相互溝通和處理機關(guān)內(nèi)部工作事務(wù)的工具。有角色才有地位。公文之所以在政府機關(guān)中占據(jù)重要地位，主要體現(xiàn)在它們在公務(wù)活動中的作用上。了解公文的功能是使用好這個工具的重要前提。具體來說，其功能主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。黨和國家的各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)可以經(jīng)常通過發(fā)文來部署各部門的工作，傳達意見和決定，對下級的工作給予具體的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。例如，黨的中央領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)通過風(fēng)險評估明確了主要原則、政策、戰(zhàn)略措施和工作步驟

黨的領(lǐng)導(dǎo)是政治領(lǐng)導(dǎo)。黨對國家事務(wù)行使政治領(lǐng)導(dǎo)的主要方式是通過法律程序?qū)Ⅻh的思想轉(zhuǎn)化為國家意志，通過黨組織的活動和黨員的模范作用帶動廣大人民群眾，實現(xiàn)黨的路線、方針、政策。黨發(fā)布的領(lǐng)導(dǎo)文件不是國家法律法規(guī)，而是我們國家的法律法規(guī)，包括法律、法令、行政法規(guī)，是黨的政策的體現(xiàn)。因此，黨的政策文件代表著黨的權(quán)威，每個人都應(yīng)該貫徹執(zhí)行，并作為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)一切工作的基礎(chǔ)。國家各級行政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和業(yè)務(wù)部門根據(jù)黨的政策文件，制定和發(fā)布各種指示、決定、計劃、意見和通知，領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下級機關(guān)和業(yè)務(wù)部門的工作。上級傳達領(lǐng)導(dǎo)意圖和下級落實相結(jié)合，將使文件成為一個環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和引導(dǎo)作用。

2、行為規(guī)范的作用。文件的規(guī)范功能是由其強大的政治和法律權(quán)威所賦予的。這種行為范數(shù)函數(shù)也稱為調(diào)節(jié)約束函數(shù)。黨和國家的各種法律法規(guī)都是以文件形式制定和發(fā)布的。這些規(guī)范性文件一經(jīng)發(fā)布，就成為全黨全社會的行為準則，必須遵守，不得違反。它在維護正常社會秩序、穩(wěn)定社會生活、維護人民合法權(quán)益方面發(fā)揮著極其重要的作用。

必須指出，法律法規(guī)的規(guī)范功能不同于社會倫理的規(guī)范功能。違反社會公德會受到輿論譴責(zé)，法律法規(guī)的規(guī)范作用是強制性的。國家以強制手段保障其權(quán)威，凡違反法律或法規(guī)者，將受到法律制裁、行政制裁和經(jīng)濟處罰。比如《_____憲法》是國家的根本大法。根據(jù)《憲法》，制定頒布了《民法》、《刑法》、《刑事訴訟法》、《婚姻法》等基本法。如果有違反這些法令的情況，國家執(zhí)法機關(guān)會“只問你”。違反法律法規(guī)(如公司章程、規(guī)章制度、規(guī)章制度等)的)，雖然不違法，但會受到批評、警告、記過甚至開除等行政處分，有的還會被罰款。這說明在它的有效范圍內(nèi)，這些法令和規(guī)范性文件必須成為人們的行為準則，必須執(zhí)行，每個人都必須遵守。

3.傳遞信息的功能。文件是傳遞信息的重要渠道。政府事務(wù)信息，如決策、政策、假設(shè)和意圖，往往是通過文件傳輸獲得的。比如各級黨政領(lǐng)導(dǎo)同志的工作活動，各地突發(fā)事件、社會動態(tài)、經(jīng)濟技術(shù)狀況等信息的收集、傳遞和處理，工作情況的匯報，上級下達的決策和指示，下級執(zhí)行上級指示存在問題的經(jīng)驗總結(jié)和報告，都離不開這個工具。上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)通過對下級機關(guān)發(fā)送的報告、請求、報告、調(diào)查報告、簡報、總結(jié)等進行審查，可以及時掌握下級機關(guān)的信息動態(tài)。這為上級機關(guān)指導(dǎo)工作、解決問題、決策提供了客觀依據(jù)。再比如，下級機關(guān)可以通過閱讀上級機關(guān)的指示、決定、通知和通知，及時掌握上級機關(guān)傳遞的信息動態(tài)。根據(jù)這些信息趨勢，下級機關(guān)可以開展工作，及時完成規(guī)定的任務(wù)。至于同級機關(guān)之間相互使用、互不隸屬的“信件”等文件，多用于直接交流信息、聯(lián)系各種事務(wù)。通過文書的這種信息傳遞功能，各級機關(guān)形成一個向四面八方延伸的信息網(wǎng)絡(luò)，機關(guān)的工作由文書傳遞的信息來處理和解決；美國和歐洲的關(guān)系

4.官方聯(lián)系的作用。各機關(guān)單位在處理日常事務(wù)時，往往要自上而下與有關(guān)機關(guān)單位接觸。隨著改革開放的深入，各政府機構(gòu)和單位之間的橫向聯(lián)系越來越頻繁。政府機關(guān)公文的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)功能越來越重要和廣泛。一個機關(guān)的工作活動不是孤立進行的，有時需要向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)匯報情況、提出問題；有時需要與一般機關(guān)單位就工作和業(yè)務(wù)進行協(xié)商、詢問、回答或交流信息和經(jīng)驗；有時需要與相關(guān)企業(yè)、部門或單位簽訂合同和協(xié)議。公文在同一個系統(tǒng)中的上下級機關(guān)、同級機關(guān)和非下級機關(guān)之間，可以發(fā)揮官方聯(lián)系的作用，溝通信息，協(xié)商工作，協(xié)調(diào)關(guān)系，處理問題。

5.憑證的記錄功能。文件是辦公室公務(wù)活動的書面記錄。一般來說，絕大多數(shù)文件不僅傳達意圖和聯(lián)系公務(wù)，還具有一定意義上的憑證功能。這是因為，由于每份文件都反映了簽發(fā)當(dāng)局的意圖，接收當(dāng)局可以將文件作為安排工作和處理問題的基礎(chǔ)。有些單據(jù)有明顯的憑證功能。如雙方簽訂的協(xié)議和合同，其憑證功能是確認雙方承諾和承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)的基礎(chǔ)。任何違反協(xié)議和合同條款的人都將被追究責(zé)任。可以說，形成這樣的條件的目的是為了制作書面文件。

還有一些文檔有明顯的記錄功能。比如會議紀要、電話記錄、會議紀要、官方大事記、值班日記、各種登記等。都是公務(wù)活動的真實記錄，可供日后參考。

文件不僅具有記錄機關(guān)當(dāng)前工作中的憑證的功能。同時，對于過去來說，它已經(jīng)成為各級黨政機關(guān)公務(wù)活動的歷史記錄。是政府史料的積累，是化解矛盾、澄清是非的證明，是數(shù)年后編纂史書的重要依據(jù)。因此，在完成其現(xiàn)實使命后，檔案應(yīng)歸檔保存，以供檢索和利用。比如制定新政策，為了保持政策的連續(xù)性，還必須參考過去的文件；機構(gòu)調(diào)整、人事任免、矛盾調(diào)解、政策落實等。還需要參考過去的文件。因此，作為記錄和檢索歷史事件的基礎(chǔ)，文獻是不可忽視的。